Face à une difficulté, la tentation est de chercher immédiatement un logiciel. Or un outil reproduit ou impose une façon de travailler. Sans vision claire de vos processus, vous risquez de payer pour des fonctions inutiles ou de contourner l'outil au quotidien.
Ce que la cartographie révèle
- les étapes réellement suivies, souvent différentes de celles qu'on imagine ;
- les informations nécessaires à chaque étape et leur origine ;
- les doublons de saisie et les attentes entre deux personnes ;
- les étapes qui peuvent disparaître avant même d'être outillées.
Une méthode simple
Choisissez un processus précis, par exemple « de la demande client à la facture ». Avec les personnes concernées, écrivez chaque étape sur une note : qui la fait, avec quel outil, à partir de quelle information. Alignez les notes, puis marquez en couleur les attentes, les ressaisies et les étapes sources d'erreur.
Du processus au cahier des charges
Une fois le processus simplifié, la liste des besoins devient concrète : centraliser telle information, prévenir telle personne, générer tel document. C'est cette liste qui permet de comparer des logiciels sur des critères utiles et de poser les bonnes questions aux éditeurs.